2012年4月28日土曜日

世界大会参加までの手続きと事前登録のお願い

世界大会へ選抜されたチームのみなさん,おめでとうございます!大変ご案内が遅くなりましたが,次の説明をよく読んで参加手続きを進めていただきたいと思います。

【日本から参加するチームのみなさんの手続きの流れ】
(事前登録)
参加が確定したチームのみなさんは,次の手順で,英語チーム名,英語でのメンター名,メンバー名等の情報を4月30日(月)中までに登録ください。
  1. まず次にリンクした「RoboCup2012メキシコ世界大会参加における注意事項」をお読みいただき,内容をご理解ください。
    RoboCup2012メキシコ世界大会参加における注意事項
  2. 次に下に書きました「個人情報の扱いについてのお願い」をお読みいただき,内容をご理解ください。
  3. 事前登録作業の中で,以上の内容に関連した確認や申告をしていただく部分がございます。以上をご確認いただいてから,事前登録作業を始めてください。
  4. 事前登録は下に示した「事前登録フォーム」のページからお願いします。その際入力の際,次の注意事項をよく守ってお願いします。
    • 英数字は全て半角英数字でお願いします。
    • ここで登録するメンターは,チームの連絡窓口のなる方1名を登録ください。実際には,複数の関係者の方がいる場合には,本登録において加えてご登録いただければ大丈夫です。
    • メンター情報はメールアドレス以外は,日本大会エントリー時と同じであれば入力は不要です。
    • 最大メンバー数は12人となっています。もし足りない場合は,お問い合わせください。
      事前登録フォーム
  5. さらに,今回は日本委員会より,日本から参加する各チームのメンター,参加者,関係者の情報を大使館にあらかじめ連絡しておき,なにか問題が起きた時に,迅速に対応してもらえるように手配をしておきたいと考えています。そのために,次に用意したフォームで各チームのメンター,参加者,関係者の情報をお知らせください。
    (準備中)
(本登録)
以上の事前登録を済ませていただくと,こちらから世界大会事務局に情報をまとめて送付します。その後,事務局より事前登録完了の連絡が来ましたら,みなさんに本登録のための手順をあらためてお知らせします。
それまで,上にある関係者情報をご用意いただくとともに,下にあります便宜供与願いなど必要な手続きを進めてください。
また,各チャレンジともに国際ルールを十分に読み込んでいただき,ジャパンオープンとの相違点をよく確認して準備をお願いします。

【個人情報の扱いについてのお願い】
ジュニアジャパンのWebサイトやニュースリリースにおいて世界大会参加チームのみなさんをご紹介する際に,チーム名,ブロック名につきましては開示させていただいています。
それ以外に,教育委員会等教育関係者からは「学校名」のお問い合わせをいただきます。
さらに,参加者の年齢分布や,最年少参加者など,年齢,学年に関して知りたいとの問い合わせもよくあります。
個人情報保護の観点から,これまでWeb上など広く情報を発信する場では,それらの情報の開示は控えておりましたが,特に「学校名」,「学年」につきましては,ジュニアジャパンの活動をアピールしていくためにも,また参加者の実績をアピールするためにも開示することにメリットがあると思います(例えば学校名が出ることで地域においてチームの活動が認知されることにつながり,以後のサポートにもつながるといった可能性が考えられます)。さらに,「氏名」につきましても,新聞や雑誌,Web上のニュースサイトなどからの取材などを受ける時にはやはり実績をアピールするために開示することはメリットがあると思います。
ジュニアジャパン運営委員会としましては,各方面からのお問い合わせに対して,みなさんの活躍をアピールするためにも,少なくとも「学校名」「学年」については公開をしたいと考えています。また,「氏名」につきましても実績をアピールしていく上で必要だと考えております。
メンター様には,以上の状況を踏まえてご検討いただき,下のフォーム入力の際に,開示可能項目へのチェックをお願いいたします。今回のチェックにより, 具体的には,こちらのロボカップジャパンオープン2010大阪大会結果(準備中)においてチーム名の横に,開示可能とチェックいただいた情報を併記させていただく予定です。また,今後世界大会の結果 報告の際にも,同様にチーム名に併記させていただく予定です。なお,チームの写真やメンバーの顔写真と併記して個人が特定できるような形での公開は決して 行いません。あくまでチーム全体に対する情報として提供させていただきます。ご理解とご協力をよろしくお願いします。

【出場チームに対する便宜供与書類の送付について】
所属学校等への便宜供与提出が必要なチームは,こちらの説明に従ってお申し込みください。

【世界大会出場チームに対する旅費支援】(5/23赤色部分修正)
生徒+日本委員会が指名した引率者(これは原則チームのメンターや保護者ではなくジュニアジャパンのスタッフを指します)に対してロボカップ日本委員会より旅費支援を行う予定をしています。詳細につきましては、金額が決定次第発表いたします。あくまでここで示す金額は最大支援が受けられる目安としてお考えください。他の交通費、宿泊費の補助はありません。本人宛の領収書と,航空券の半券と,申請書を必ず添付してください。
日通旅行提供のツアーをご利用になる場合には具体的な支援額の計算は日通旅行様にお願いできますが,チーム独自に航空券等を予約される場合は,運賃実費のうち最大50,000円程度のみが対象になります。運賃が分かるように内訳が分かる書類を必ずご用意ください。
(必要書類4点)
・本人宛の領収書
・本人名義の航空券の半券
・本人名の申請書(※必ず捺印をすること)
※申請書は「世界大会出場者用旅費申請書2012(Excel形式)」をダウンロードの上ご利用ください
・本人宛の旅行費用明細書(航空券代,ホテル代,食事代などの費目毎に費用が書かれた書類)
大会終了後、できるだけすみやかに提出をお願いします。

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